Viết là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết trong cuộc sống. Trong học tập, khi làm bài tiểu luận hay thu hoạch, bạn sẽ cần phải viết báo cáo. Đặc biệt trong công việc, viết báo cáo là kỹ năng bắt buộc mỗi nhân viên phải có. Kỹ năng này không chỉ giúp bạn viết những bản báo cáo xúc tích và hoàn hảo mà còn giúp bạn xây dựng được một bản báo cáo hoàn thiện nhất.
Kỹ năng viết báo cáo quan trọng là vậy nhưng không phải ai cũng biết cách. Vậy làm thế nào để viết được bản báo cáo hoàn chỉnh và ấn tượng nhất? Dưới đây là 6 bước quan trọng mà bạn bắt buộc phải nắm rõ để viết được một bản báo cáo hoàn chỉnh.
1. Xác định nội dung và lên đề cương chi tiết của báo cáo
Dù viết báo cáo ngày, tháng hay năm bạn cũng cần xác định được nội dung yêu cầu của bản báo cáo. Xác định nội dung của báo cáo là điều kiện bắt buộc để bạn có một bản báo cáo chính xác và đầy đủ nhất, nếu không nắm được nội dung yêu cầu khi viết báo cáo chắc chắn bạn sẽ không biết viết gì hoặc nếu có viết được cũng chỉ là một bản báo cáo vô nghĩa.
Sau khi xác định được nội dung yêu cầu của báo cáo, đừng vội bắt tay vào viết ngay mà hãy soạn thảo đề cương chi tiết nội dung bạn muốn nói trong bản báo cáo. Nhiều người cho rằng viết báo cáo là chuyện đơn giản nên không nhất thiết phải lập đề cương báo cáo. Và nếu bạn cũng đồng quan điểm với ý kiến trên thì hãy gạt bỏ ngay những suy nghĩ đó. Viết đề cương báo cáo sẽ giúp bạn không bị thiếu ý hay bị mất thời gian suy nghĩ phải viết cái gì trong quá trình làm báo cáo.
2. Ngôn ngữ trong báo báo
Khi viết báo cáo bạn nên sử dụng ngôn ngữ phổ thông, dễ hiểu, tránh những từ ngữ quá hoa mỹ, phô trương. Vì báo cáo cần sự ngắn gọn nhưng đầy đủ và chính xác. Nếu cần thiết bạn có thể sử dụng các số liệu, biểu đồ để minh họ nhưng những số liệu và sơ đồ phải dễ hiểu và có tính khoa học.
Viết báo cáo chính là tổng kết lại toàn bộ quá trình học tập, làm việc của bạn. Vì thế khi viết báo cáo bạn hãy xem đó là một công việc quan trọng trong quá trình học tập, làm việc và thăng tiến của bản thân, hãy chăm chút cho bản báo cáo được hoàn hảo nhất có thể, việc viết báo cáo sơ sài có thể sẽ làm bạn đánh mất một cơ hội tốt trong quá trình thăng tiến đó.
3. Đánh giá kết quả công việc
Sau khi xác định nội dung, lập đề cương soạn thảo và xác định ngôn từ dùng trong báo cáo, bạn hãy bắt tay vào viết báo cáo. Trước tiên, bạn hãy nêu nhiệm vụ đã làm sau đó tổng kết lại những việc đã làm được, việc chưa làm được. Những khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện công việc.
Việc đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn nhìn lại toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ, nó cũng giống như bản báo cáo thành tích với cấp trên, vì vậy trong phần này bạn hãy hết sức lưu ý. Nên đánh giá một cách trung thực nhất, không nên chỉ khoe những việc làm được, còn những khó khăn, thiếu sót lại bỏ qua. Hãy nhớ cấp trên sẽ dễ dàng nhìn ra được những thiếu sót của bạn trong bản báo cáo đó dù bạn không nói ra.
4. Phân tích nguyên nhân
Một phần không thể thiếu trong báo cáo đó chính là phân tích, giải thích nguyên nhân. Sau khi đánh giá kết quả công việc cùng những ưu, nhược điểm trong quá trình thực hiện, bạn cần phải phân tích nguyên nhân cho những kết quả đó. Đây là phần bạn cần phải chú ý thật kỹ. Người phát hiện ra nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân tại sao vấn đề này mình làm được còn vấn đề kia thì không cho thấy bạn là người rất có trách nhiệm với công việc. Việc phân tích đánh giá nguyên nhân cẩn thận cũng là cách để người khác giúp bạn dễ dàng tìm cách khắc phục để kết quả công việc được tốt hơn.
5. Giải pháp khắc phục
Đối với những công việc bạn làm chưa tốt hay không làm được thì hãy đưa ra các phương hướng giải quyết và khắc phục. Kể cả những việc bạn đã làm tốt nhưng nếu có khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện, bạn cũng nên tìm cách khắc phục để mọi người cùng tham khảo và đưa ra ý kiến cùng tìm giải pháp tốt nhất để giải quyết nếu gặp lại trong quá trình làm việc tiếp theo.
6. Kiến nghị
Cuối bản báo cáo bạn hãy đưa ra những kiến nghị riêng của bản thân như: Công việc đó cần có những gì, cần hỗ trợ những gì để có thể thúc tiến quá trình thực hiện nhanh hơn, kết quả được tốt hơn. Việc đưa ra kiến nghị không phải để mang lại lợi ích riêng cho bạn mà là mang lại lợi ích chung cho cả công ty, tập thể của bạn. Vì vậy, hãy mạnh dạn nêu ra trong báo cáo để cấp trên biết và xem xét.
Đăng nhận xét Blogger Facebook