Cách viết một Email chuyên nghiệp - Phong cách viết email

Bạn là một người chuyên nghiệp, bạn biết tôn trọng bạn, và cũng muốn người khác hiểu rằng bạn tôn trọng họ... vậy bạn gửi một cái email cũng nên có điều đó

MỘT FORMAT EMAIL CHUYÊN NGHIỆP

Khi bạn viết một email, tối thiểu bạn phải tuân thủ theo một format chuẩn thông thường sau:

1. Người nhận: Gửi đúng người cần nhận, biết sử dụng công cụ CC và BCC

2. Chủ đề: Chủ đề rõ dàng gắn gọn xúc tích nhất... phần này sẽ xuất hiện trong Inbox người nhận trước khi đọc mail của bạn

3. Lời chào: Kính gửi:... ; Dear ....

4. Nội dung: Nội dung nên gắn gọn, xúc tích, trình bày ý nào ra ý đó, nên gạch đầu dòng từng ý..

5. Chứ kỹ: Nên có Lời cảm ơn, thông tin cá nhân, đơn vị bạn để thuận lợi cho người nhận mail liên hệ.

6. File đính kèm: Nếu bạn định gửi File đính kèm, tuyết đối không nên  quên hay gởi thiếu file đính kèm... mọi người đánh giá rất thấp về sự lãng trí này.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


Maureen Bertolo, một nhà lập trình máy tính và đã giảng dạy về văn hóa email 10 năm nay, cho rằng văn hóa email đang xuống dốc. Bà cho biết, có khá nhiều lời phàn nàn cũng như những thắc mắc mà các học viên đưa ra trong các bài giảng của bà. Hầu như mọi người đều phàn nàn rằng “các email quá dài” và “tại sao tôi lại nhận được nhiều email đến vậy?”. 

Theo Bertolo, vấn đề cố hữu của các email chính là việc: mọi người quá phụ thuộc vào email và sử dụng chúng không có hiệu quả. Email đã và đang trở thành một phần không thể thiếu trong công việc và giao tiếp. Chúng trở nên quen thuộc đến mức người ta không còn nghĩ đến những phương thức giao tiếp thay thế khác. Bà cho biết thêm, giờ đây, tin nhắn và Twitter đang làm giảm tính hữu ích của email hơn bao giờ hết. “Nhắn tin dễ dàng hơn viết email rất nhiều. Bạn không cần phải lo lắng về vấn đề chính tả, lỗi ngữ pháp hay các nghi thức chào hỏi. Vì nhắn tin được thực hiện nhanh chóng hơn nên mọi người cho rằng các tin nhắn không cần phải có vẻ chuyên nghiệp như các email”.

Trong thời đại của nhắn tin và tweeting như hiện nay, một số người có thể cho rằng các nguyên tắc viết email của Bertolo là không cần thiết trong giao tiếp cũng như trong kinh doanh. Nhưng những chuẩn mực của Bertolo lại rất hữu ích với cả người nhận và người gửi email. Bà đơn giản chỉ muốn mọi người giao tiếp hiệu quả hơn, đôi khi không nhất thiết là qua email. Bertolo cũng cho biết những email cá nhân thể hiện kỹ năng giao tiếp của chính người đó và cách thức thể hiện bản thân mình. Biết khi nào và làm thế nào để sử dụng email một cách hiệu quả có thể nâng tầm ảnh hưởng của một cá nhân. Trong khi xin việc thì email gửi đến nhà tuyển dụng chính là ấn tượng đầu tiên mà nhà tuyển dụng có đối với người xin việc.

Tóm lại, nếu bạn quan tâm đến hình ảnh cũng như thương hiệu cá nhân của mình thì bạn nên quan tâm đến những email mình gửi đi. Dưới đây là 8 cách Bertolo đưa ra để có một email hoàn hảo. 


1. Nghĩ trước khi viết

Trước khi bắt đầu soạn một email, hãy nghĩ kỹ về những gì bạn định viết và liệu email ấy có thật sự hiệu quả cho mục đích viết hay không. Ví dụ như, nếu bạn đang cố gắng giải quyết các vấn đề của một ai đó thì hãy gọi điện trực tiếp cho người đó. Nếu bạn muốn giải thích một quy trình nào đó thì hãy giải thích trực tiếp, điều này sẽ hiệu quả hơn là kể về quy trình đó qua email (bạn có thể sử dụng dịch vụ như WebEx). Nếu muốn chỉ ra một vấn đề cấp bách với đồng nghiệp tại cơ quan thì hãy nói chuyện riêng với họ.

2. Viết email thật đơn giản

Email sẽ hiệu quả nhất đối với các yêu cầu và thông điệp đơn giản trong 2 dòng. Ví dụ như “Bạn có thể gặp mình lúc 4 giờ không?” hay “Bạn có dữ liệu này chưa?” Nếu email của bạn nằm trong một chuỗi dài có từ 2 email trở nên thì người nhận thường quên mất email gốc của bạn.

3. Viết email ngắn

Mọi người ưa thích sử dụng email vì sự nhanh chóng và dễ dàng. Nếu email trở nên dài hơn hoặc phức tạp hơn thì bạn sẽ mất nhiều thời gian viết hơn và khó thu hút người nhận hơn. Theo Bertolo, “nếu một email dài hơn 12 dòng và có đến 2 mạch nội dung thì bạn đang làm lãng phí thời gian cũng như đang làm nhạt dần email của mình”.

4. Sử dụng dòng Subject

Mọi người sử dụng các dòng subject như một thanh công cụ trong hòm thư đến để cho biết cần làm gì. Để giúp người nhận phân loại tầm quan trọng của vấn đề và hiểu rõ mục đích của email, dòng Subject cần phải rõ ràng. Theo Bertolo, “Hãy nói cho người nhận biết bạn muốn gì trên dòng subject. Sau đó, thay vì đánh dấu email và phân loại mức độ quan trọng của email thì người sử dụng hãy đặt hạn cuối mà người gửi muốn nhận được thư trả lời trên dòng Subject”




5. Đặt cấu trúc cho email

Theo Bertolo, “Một email theo đúng chuẩn mực cần có phần mở đầu, phần thân và phần kết thúc email”. Mục đích của email nên rõ ràng trong phần thân, trong đó nêu rõ những việc gì cần phải làm. Các câu nên chỉ có 15 từ hoặc ít hơn. Phần mở đầu và kết thúc không nên quá tổng cộng 7 dòng, còn phần thân không nên quá 5 dòng.

6. Làm chủ email của mình

Bertolo cho rằng nên hỏi người nhận email của mình những câu hỏi như: “Tôi có thể giúp gì được hay không? Tôi đã cung cấp đủ thông tin cho bạn hay chưa?”

7. Tránh những từ ngữ và cấu trúc khó hiểu.
Cách bạn giao tiếp qua email cho thấy mức độ chuyên nghiệp của bạn như thế nào. Tránh những từ ngữ mang tính xúc phạm và châm biếm. Ngay cả khi ai đó gửi đến bạn một bức thư khiếm nhã thì bạn vẫn có thể trả lời thư một cách lịch sự. Bà cũng khuyến cáo nên tránh các câu hỏi mang tính phòng thủ như “Tại sao dự án của bạn lại chậm trễ như thế?”. Cách tốt nhất để xác định những vấn đề ấy là liên lạc qua điện thoại hoặc gặp mặt trực tiếp. Cũng nên tránh các từ ngữ “mang tính khiêu khích” như“Tại sao bạn lại...”, “Bạn phải.....”, “Tôi chắc chắn là bạn sẽ đồng ý với việc ...”, và “Tôi không hiểu tại sao bạn ...”. Những câu hỏi này cho thấy sự thất bại trong giao tiếp mà chắc chắn là email không thể sửa chữa những thất bại này được (hoặc ít nhất là nhanh chóng sửa chữa những thất bại này).

8. Cẩn thận trong việc chọn Blind Copy và Reply All
Theo Bertolo, lý do duy nhất để sử dụng Blind copy là để không làm lộ địa chỉ người nhận. Ví dụ như bạn muốn gửi email đến toàn bộ thành viên trong một hệ thống để thông báo về một công việc mới thì hãy để tất cả địa chỉ người nhận ở dạng Blind copy để mọi người không thể nhìn thấy địa chỉ email của những người khác nữa. Không sử dụng Blind copy để lén lút chia sẻ thông tin mật cho những người khác.

Nên tránh sử dụng Reply all. Ví dụ như sếp của bạn gửi yêu cầu họp hoặc đường link đến một bài báo cho mọi người trong nhóm và bạn cần trả lời email ấy thì hãy chỉ trả lời sếp của bạn thôi. Theo Bertolo, việc trả lời tất cả sẽ làm phiền những người khác nữa.

Gửi email thế nào cho chuyên nghiệp

- Văn phong phù hợp

Email thực chất là sự kết nối, liên lạc trong mọi việc, nhất là trong kinh doanh, gửi email có thể hiểu là sự thay thế cho một bức thư trang trọng. Vì thế, email được đánh giá cao cả về nội dung lẫn hình thức và sự nhanh chóng. Bên cạnh nội dung chính cần chuyển tải, bạn cũng cần tùy thuộc vào từng đối tượng để có phong cách viết cho phù hợp.

Nếu người nhận là đối tượng hoàn toàn mới, bạn chưa từng quen biết hay gửi email trước đó thì bạn hãy chọn cách viết trang trọng từ lời chào mở đầu cho đến cách trình bày email. Đối với những người đã quen biết, gửi mail trao đổi nhiều lần thì sự trang trọng đó có thể giảm đi chút ít và bạn có thể diễn đạt một cách gần gũi, giản dị hơn.

Với bạn bè, người thân, hãy viết những gì bạn nghĩ, nói những điều bạn muốn một cách thoải mái, không cần dè chừng ý tứ, miễn là truyền tải được nội dung chính một cách rõ ràng, dễ hiểu.

Vì vậy, khi viết email, bạn nên tùy thuộc vào hoàn cảnh, đối tượng để có cách trình bày diễn đạt linh hoạt, phù hợp.

- Lời chào đúng mực

Dù là lời chào mở đầu bức thư hay lời chào kết thúc, bạn cũng phải xem đối tượng là ai để lựa chọn ngôn từ cho phù hợp. Với những email cần sự trang trọng, tốt nhất là nên mở đầu bằng "Dear" cùng với tên người nhận (có thể xem trong địa chỉ email của họ). Để lịch sự hơn, bạn có thể thêm cả tên đệm của họ, hoặc sử dụng Mr, Ms trước tên riêng.

Trong trường hợp không biết tên của người nhận, bạn có thể mở đầu email bằng lời chúc ngày mới tốt đẹp, nhưng nhớ, khi đã biết tên thì không bao giờ dùng cách nói này.

Với những email không cần phải quá trang trọng, bạn có thể dùng câu chào "xin chào" "chào buổi sáng"... để mở đầu.

Một điều cần chú ý là lời chào và lời kết nên tương ứng, bạn nên dựa vào mức độ trang trọng để có những lời chào phù hợp. Với email trang trọng, có thể dùng "Kind regards", văn phong gần gũi hơn có thể dùng "Regards" hoặc "Best" thay lời kết.

Nghĩa là, trong bất cứ trường hợp nào, bạn cũng cần phải xác định rõ đối tượng nhận email để có cách xưng hô đúng mực.


- Gửi file đính kèm

Dù là email loại nào, bạn cũng không nên gửi những file đính kèm với quá nhiều hình ảnh, đồ họa. Nếu cần thiết phải gửi file đính kèm, hãy nhớ là chỉ gửi file không quá 100Kb. Nếu như bạn gửi kèm với email những file quá nặng cho người bạn đã quen biết, tốt nhất, nên hỏi trước xem họ có chắc chắn sẽ nhận được những file đó hay không.

Hơn thế, trong mọi trường hợp, nên giữ những thông điệp cần truyền tải thật ngắn gọn, để gửi đi thật nhanh chóng, điều đó đồng nghĩa với việc không nên kèm thêm quá nhiều hình ảnh, văn bản phức tạp. Đặc biệt, trong điều kiện ngày nay, bạn có thể upload những file đó lên internet qua những trang chia sẻ như Google Docs… và gửi link cho họ thay vì đính kèm trong email. Cách làm này đơn giản và thể hiện sự chuyên nghiệp hơn rất nhiều.

Chúc các bạn thành công